Архивы на современном этапе

В 2017 году в стране был утверждена государственная программа «Цифровой Казахстан», главными задачами которой являются внедрение новых информационных технологий во всех сферах экономики – от промышленности до сельского хозяйства, цифровизация внутренней деятельности государственных органов, обеспечение информационной безопасности, а также качественные изменения жизни современного казахстанского общества в цифровой сфере – расширение покрытия сетей связи и инфраструктуры информационно-коммуникационных технологий, повышение цифровой грамотности населения, развитие технологического предпринимательства и стартап культуры, направленные на ускорение темпов развития экономики Казахстана и улучшение качества жизни населения за счет использования цифровых технологий.

Среди основных направлений реализации Программы – использование новых технологий и возможностей для повышения производительности труда, преобразование функций государства в области предоставления услуг населению и бизнесу, развитие высокоскоростной и защищенной инфраструктуры передачи, хранения и обработки данных.

Не обошел стороной процесс цифровизации и архивную сферу. Одним из основных направлений реализации государственной программы «Цифровой Казахстан» является перевод в электронный формат бумажных архивных документов долгосрочного и постоянного срока хранения, поэтому перед государственными архивными учреждениями ставится вопрос качественного перевода «массива» документов на бумажных носителях в цифровой формат. Первоочередная задача – оцифровка документов Национального архивного фонда Республики Казахстан (НАФ РК) и документов по личному составу, как имеющих наиболее важное историческое, культурное, общественное и практическое значение для государства и общества. НАФ РК является неотъемлемой частью историко-культурного наследия народа Казахстана и охраняется государством в качестве национального достояния Республики Казахстан.
Архивными учреждениями Костанайской области оцифровка имеющихся на хранении архивных документов НАФ РК и по личному составу проводится с 2018 года, с января текущего года темпы оцифровки значительно увеличились.

В архивных учреждениях Костанайской области, представленных КГУ «Государственный архив Костанайской области» и 20 его филиалами, на государственном хранении на 1 января 2022 года числилось 1 664 533 единицы хранения, из них в текущем году переведено в электронный формат 81 887.
На хранении в филиале КГУ «Государственный архив Костанайской области» Управления информатизации, оказания государственных услуг и архивов акимата Костанайской области «Костанайский районный государственный архив» по состоянию на 1 декабря 2022 года числится 54 952 единицы хранения архивных документов. Для сравнения, если за период с октября 2018 года по декабрь 2021 года было оцифровано 892 единицы хранения, то за 11 месяцев текущего года архивистами филиала переведено в цифровой формат 2 840 единиц хранения архивных документов.

Таким образом, процент оцифровки документов в Костанайском районном государственном архиве составил 7,8% от общего количества находящихся на хранении архивных документов. В 2023 году в соответствии с планом развития архивного дела районный филиал государственного архива планирует оцифровать свыше 75 000 листов архивных документов.

Увеличение темпов оцифровки архивных документов требует значительных вложений в материально-техническое оснащение архивных учреждений. Так, в Костанайской области для перевода документов в цифровой формат в КГУ «Государственный архив Костанайской области» и региональных государственных архивах используются планетарные сканеры, позволяющие высококачественно оцифровать архивные документы, требующие деликатного обращения с учетом их физических особенностей, ветхости, исторической ценности. Районные архивы обеспечены планшетными сканерами формата А-3, многофункциональными устройствами формата А-4.

Главным критерием оцифровки архивных документов является ее высокое качество – цифровая копия документа, сохраненная в формате PDF, должна быть цветной, с высоким разрешением (не менее 400 dpi), текст архивного документа должен полностью просматриваться, все надписи и печати быть читаемыми.

При оцифровке архивных документов архивисты могут сталкиваться с определенными трудностями ввиду физических особенностей документов. Так, слишком высокая плотность сшивки документов в совокупности с твердой обложкой не позволят создать качественную цифровую копию посредством планшетного сканера, а в некоторых случаях нарушение целостности архивного документа (его расшивка) влечет за собой угрозу его сохранности. К тому же, некоторые архивные документы достаточно ветхие, с сухой и хрупкой бумагой, что затрудняет манипуляцию с ними при планшетном сканировании.

Кроме того, сканирование архивных документов занимает львиную долю рабочего времени архивистов, оцифровать такой массив документов своими силами невозможно. Поэтому в архивных учреждениях области к данному процессу привлекаются общественные работники, специалисты, проходящие по молодежной практике, волонтеры, студенты-практиканты из колледжей и университетов.

Однако, на сегодняшний день оцифровка документов – задача не только архивных учреждений. Документы, образующиеся в деятельности государственных органов и подлежащие передаче на государственное хранение в государственные архивы, также подлежат обязательному переводу в цифровой формат. Уже в текущем году документы на бумажных носителях передаются на постоянное хранение в государственные архивы только в совокупности с цифровыми копиями.

В Костанайском районе оцифровке подлежат документы постоянного срока хранения (управленческая, плановая, отчетная документация) и по личному составу 40 государственных учреждений. Среди них аппараты районного акимата и маслихата, акиматы сельских округов, отделы районного акимата, управление государственных доходов, управление казначейства, отдел образования. Оцифровка документов, образующихся в деятельности государственных органов, имеет огромное практическое значение, так как по своей сути представляет собой создание страхового фонда архивных документов. После передачи документов на государственное хранение их часть станет доступна исследователям для работы в читальных залах, а в последующем – и для более широкого круга пользователей в удаленном режиме, посредством информационного портала, интегрированного с различными информационными системами.

На портале любой авторизованный пользователь удаленно сможет получить архивные данные вне зависимости от того, где физически находятся архивные документы. Исключение составляют документы с ограниченным доступом.

Еще одним нововведением на пути к цифровизации отрасли стало внедрение Министерством культуры и спорта Республики Казахстан Информационной системы «Единый электронный архив документов» (ИС ЕЭАД), призванной автоматизировать все основные направления функционирования государственных и ведомственных архивов.

В рамках реализации государственной программы «Цифровой Казахстан» разработка и внедрение в промышленную эксплуатацию Информационной системы «Единый электронный архив документов» была рассчитана на трехлетний срок (2018-2020 годы). Согласно концепции проекта, к ИС ЕЭАД должны быть подключены 60 центральных государственных органов, 870 местных исполнительных органов, 577 территориальных государственных органов, 222 государственных архива страны.

В архивных учреждениях Республики данная ИС была введена в опытную эксплуатацию в конце 2019 года. На первом этапе происходило обучение архивных работников эксплуатации данной системы, изучение функционала ИС. Началась работа по наполнению функционала ИС – создание номенклатур дел, внесение архивных фондов и описей дел. После введения ИС ЕЭАД в промышленную эксплуатацию в конце 2020 года в Костанайском районе к системе были подключены аппарат районного акимата и его отделы, аппарат районного маслихата, управления госдоходов и казначейства. В сентябре текущего года последним этапом внедрения ИС стало подключение акиматов сельских округов одновременно во всех областях Казахстана.

ИС ЕЭАД предусматривает автоматизацию таких направлений деятельности архивов как ведение списка источников комплектования архива, формирование номенклатур и описей дел, обеспечение приема-передачи электронных дел от ведомственных архивов в государственные, ведение паспорта архивохранилищ и учета поступления и выбытия дел, проведение экспертизы ценности документов, направление номенклатур и описей дел на рассмотрение экспертно-проверочной комиссией, подписание документов посредством электронно-цифровой подписи. ИС предполагает облегчение поиска электронных документов, а также интеграцию других систем электронного документооборота в ИС ЕЭАД.

Уже в текущем году архивными учреждениями и государственными органами, подключенными к ИС ЕЭАД, на постоянной основе проводится работа по наполнению информационной системы – продолжается внесение номенклатур и описей дел.

В Костанайском районе в отдельных государственных учреждениях практически закончена работа по интеграции цифровых копий документов в ИС. В текущем году в районном филиале государственного архива завершили внесение в ИС заголовков дел (54 952 заголовка по 235 фондам) и приступили к внесению сканированных документов. На данный момент в ИС ЕЭАД интегрировано 27 709 листов архивных документов.

Государственными архивными учреждениями Республики Казахстан оказывается одна государственная услуга – «Выдача архивных справок, копий архивных документов или архивных выписок». И если 10 лет назад получение результата оказания государственной услуги в электронном формате считалось альтернативой традиционному бумажному документообороту, то сегодня это – основной способ получения архивных справок для граждан.

С ноября 2022 года регистрация и исполнение запросов граждан по вопросам социально-правового характера полностью осуществляется в ИС ЕЭАД. После успешного завершения интеграций с порталом «Электронного правительства» и ИИС ЦОН, заявления граждан на оказание государственной услуги с портала «Электронного правительства» и через АО «Государственная корпорация «Правительство для граждан» сразу поступают в Единый электронный архив документов и, далее, проходят все этапы от регистрации и назначения исполнителя до подписания электронно-цифровой подписью готового результата оказания услуги в срок, не превышающий 11 рабочих дней.

Работа по повышению уровня удовлетворенности населения качеством оказываемых электронных услуг – одно из приоритетных направлений в деятельности любого государственного органа. В архивных учреждениях области повсеместно действуют «секторы самообслуживания», оказывается консультативная и практическая помощь в получении электронно-цифровой подписи, подаче заявлений на оказание государственной услуги и получении готового результата в «личном кабинете» на веб-портале «Электронное правительство».

Тамара МОРОЗОВА,
руководитель Костанайского
районного государственного архива