Апостиль – гарантия подлинности документов

С понятием «апостиль» многие люди сталкиваются перед отъездом за рубеж на временное или постоянное жительство, при подготовке документов на учебу, для подтверждения различных фактов.

Одной из государственных услуг, оказываемых Департаментом юстиции Костанайской области, является апостилирование официальных документов, исходящих из органов юстиции, регистрации актов гражданского состояния и иных государственных органов, а также нотариусов Республики Казахстан.

Апостиль – специальный штамп, удостоверяющий подлинность подписи лица, подписавшего документ, и подтверждение его полномочий, а также подлинность печати или штампа, которыми скреплен этот документ.

Целью процедуры проставления апостиля является обеспечение гарантии подлинности и надлежащего оформления апостилируемых документов, предназначенных для действия на территории стран-участниц Гаагской конвенции.

В соответствии с Постановлением Правительства Республики Казахстан №545 от 24 апреля 2001 года правом проставления апостиля наделено 9 государственных органов:

– Министерство юстиции Республики Казахстан – на официальных документах, исходящих из органов юстиции, регистрации актов гражданского состояния и иных государственных органов, а также нотариусов;

– Министерство науки и высшего образования Республики Казахстан – на официальных документах, исходящих из организаций высшего и (или) послевузовского образования;

– Министерство просвещения Республики Казахстан – на официальных документах, исходящих из организаций начального, основного среднего, общего среднего, технического и профессионального, послесреднего образования;

– Министерство внутренних дел Республики Казахстан – на официальных документах, исходящих из структурных подразделений миграционной полиции, архивных справках и копиях архивных документов, исходящих из специального государственного архива Министерства внутренних дел Республики Казахстан и его территориальных подразделений;

– Министерство культуры и информации Республики Казахстан – на архивных справках и копиях архивных документов, исходящих из государственных архивов Республики Казахстан;

– Судебная администрация Республики Казахстан (по согласованию) – на официальных документах, исходящих из судебных органов;

– Министерство финансов Республики Казахстан – на официальных документах, исходящих из структурных подразделений Министерства финансов Республики Казахстан и (или) их территориальных подразделений;

– Генеральная прокуратура Республики Казахстан (по согласованию) – на официальных документах, исходящих из органов прокуратуры, следствия и дознания;

– Министерство обороны Республики Казахстан – на архивных справках и копиях архивных документов, исходящих из Центрального архива Министерства обороны Республики Казахстан.

Указанные органы вправе делегировать полномочия по проставлению апостиля своим территориальным органам.

Департамент юстиции Костанайской области наделён полномочием по проставлению апостиля на документах, исходящих:

• из органов юстиции и РАГС Республики Казахстан;

• от нотариусов Республики Казахстан.

Государственная услуга по апостилированию оказывается через:

1) некомерческое акционерное общество «Государственная корпорация «Правительство для граждан»;
2) веб-портал «электронного правительства» www.е.gov.kz.

Срок оказания государственной услуги через Государственную корпорацию «Правительство для граждан» составляет 2 (два) рабочих дня (при этом день приема не входит в срок оказания государственной услуги), через ПЭП – 1 рабочий день.

Для проставления штампа апостиль необходимо представить:

1) документ, удостоверяющий личность (для идентификации);
2) заявление установленной формы;
3) документ, подлежащий апостилированию;
4) документ, подтверждающий уплату в бюджет государственной пошлины (Налоговым законодательством Республики Казахстан определено, что за проставление апостиля на официальных документах взимается государственная пошлина в размере 50 % от месячного расчетного показателя (на 2026 год составляет – 2162.5 тенге).
5) нотариально удостоверенная доверенность (доверенности, выданные или засвидетельствованные компетентным учреждением иностранного государства либо специально на то уполномоченным лицом, в пределах его компетенции и по установленной форме скрепленные гербовой печатью иностранного государства, принимаются только после прохождения процедуры специального удостоверения (легализации либо апостилирования).
6) образец подписи и оттиска печати выданных документов другими государственными органами.

Что необходимо представить для проставления апостиля через портал:

1) электронное заявление, удостоверенное ЭЦП услугополучателя или удостоверенный одноразовым паролем;
2) документ, подлежащий апостилированию в виде сканированной копии прикрепляется к электронному запросу;
3) нотариально удостоверенная доверенность, в случае обращения представителя услугополучателя.

Результат электронного апостиля формируется в электронном формате, в виде файла PDF.
Основным преимуществом электронного апостилирования является сокращение расходов и времени на выдачу и установление подлинности апостиля, облегчение доступа к службам апостиля, повышение защиты от мошенничества, уменьшение нагрузки компетентных органов, минимизация риска потери документов, облегчение доступа населения к государственным услугам и облегчение ведения статистики.

Сауле Абдикалыкова, главный специалист
отдела контроля в сфере регистрационной службы
и регистрации некоммерческих организации
Департамента юстиции Костанайской области;
фото из открытых источников